سیستم های اطلاعاتی مدیریت پروژه (PMIS) چه مزایایی دارند؟
سیستم های اطلاعاتی مدیریت پروژه (PMIS) چه مزایایی دارند؟
سرمایه گذاری اولیه در یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه می تواند کمی زیاد به نظر برسد اما با این حال، یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) قادر به کاهش چشمگیر و بهبود فرآیندها در طول پروژه شما می باشد. اگر سازمان شما هنوز سیستم اطلاعات مدیریت پروژه را پیاده سازی نکرده است، در نظر داشته باشید که مزایای زیر را از دست داده اید:
1. سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه، همکاری را بهبود می بخشد.
همکاری در واقع باعث رضایت کارکنان و تحویل موفق پروژه می شود. زمانی که تمام اعضای تیم مدیریت پروژه، کارگران ماهر و سطوح بالای مدیریت به اطلاعات مربوط به خود دسترسی داشته باشند می توانند به طور یکپارچه تری با یکدیگر همکاری داشته باشند.
2. سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه فرآیندهای مدیریت چابک را بهبود می بخشد.
اعضای تیم پروژه که می توانند ببینند پروژه شما چگونه در جریان است، به طور مناسب تری می توانند بین نقش های مختلف جا به جا شوند تا اطمینان حاصل شود فرآیندهای شما نیازهای پروژه را برآورده می سازد. در نتیجه، مدیریت ریسک پروژه و مدیریت تغییرات به صورت شایسته تری صورت می گیرد.
3. این سیستم ها به شما کمک می کنند پروژه خود را مطابق برنامه زمان بندی اجرا نمایید.
برای نگه داشتن پروژه در مسیر برنامه ریزی شده و اتمام آن در موعد مقرر، شما بایستی بدانید که چگونه وظایف و فعالیت های فردی می تواند در برنامه کلی تاثیرگذار باشد. سیستم های اطلاعاتی به شما کمک می کند که تمام اعضای تیم پروژه خود را در مورد میزان پیشرفت فعلی مطلع و آگاه سازید.
4. شما می توانید جزئیات پروژه را پیگیری کنید.
پیگیری و پایش یک پروژه بسیار خوب است، اما سیستم های اطلاعات پروژه اجازه می دهد تا شما بر جزئیات خاص، در هر بخش از پروژه خود متمرکز شوید. این جزئیات می تواند شامل هزینه ها، منابع نیروی انسانی، درصد پیشرفت و ریسک باشد. در آخر شما می توانید پروژه خود را در جزئیات پایش و کنترل نمایید و درجه این جزئیات را بر اساس نیاز خود تعیین و مشخص نمایید.
5. سیستم های مدیریت پروژه امکان گزارش دهی سریع را فراهم می سازد.
گزارش دهی یکی از مسئولیت های وقت گیر یک مدیر پروژه محسوب می شود. سیستم های اطلاعاتی به گونه ای طراحی شده اند که به طور خودکار گزارشات را ایجاد می کنند و زمان واقعی پروژه را از طریق ابزار داشبورد پروژه ارائه می دهند.
6. ارتباطات ارتقا می یابد.
خط مشی های قوی ارتباطی در سراسر سازمان شما برای موفقیت کامل پروژه شما ضروری است. یک سیستم اطلاعاتی برای حفظ تمام پرونده ها و مدارک در یک مکان مرکزی طراحی شده است و این امر سازمان شما را قادر می سازد تا سطح بالایی از پاسخگویی و ارتباطات را به دست آورد.
با استفاده از سیستم های اطلاعاتی مدیریت پروژه تیم شما بلافاصله می تواند ببینید چه تغییراتی در برنامه یا تکالیف درون سیستم انجام شده است. در همین راستا، ردیابی اتوماتیک اقدامات درون سیستم به مدیران پروژه کمک می کند تا بدانند کارمندان و اعضای تیم پروژه، چه زمانی تغییرات را بررسی کرده اند.
یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه مزایای زیادی برای سازمان شما دارا می باشد. با این حال، مزایای اصلی به کارگیری سیستم های اطلاعاتی مدیریت پروژه، برای تحویل موفقیت آمیز پروژه حیاتی و مهم تلقی می گردند.
با پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی مدیریت پروژه می توانید از هر کدام از مزایای اصلی بیان شده در پروژه خود بهره مند شوید.
منبع:
